Archivage physique
Archivage Physique
Faites confiance à un spécialiste de l’externalisation des archives physiques pour la conservation et la gestion de votre mémoire d’entreprise, afin de répondre aux obligations légales et réglementaires.
Une bonne gestion de vos Archives, c’est du temps gagné, de l’espace optimisé et une plus grande réactivité et d’efficacité pour vos collaborateurs.
De la prise en charge à l’élimination, nos process vous garantissent une traçabilité complète, une confidentialité absolue et une sécurité reconnue.
Tout au long du cycle de vie de vos archives, nos équipes prennent soin de votre mémoire d’entreprise.
Une gestion des archives physiques de bout en bout
Archives Consulting Group assure une simplicité des process, la facilité d’accès et la sécurité de vos archives physiques.
ENLÈVEMENT DES ARCHIVES ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
CONSERVATION DES ARCHIVES ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
GESTION DES ARCHIVES ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
ELIMINATION DE DOCUMENTS
ENLÈVEMENT DES ARCHIVES ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Conditionnement spécifique par nos équipes de professionnels (Archivistes)
● Prise en charge des archives en fonction du plan de classement et des dates de
destruction
● Traçabilité des archives par mise en place d’une côte (Numéro unique par liasse ou
dossier)
● Vérifications contradictoires des volumes enlevés
Transport et rangement
●Transport sécurisé jusqu’à nos entrepôts de conservation
● Classement aléatoire dans nos dépôts
Inventaire des archives
●Saisie des informations nécessaires pour l’inventaire
● Intégration dans notre logiciel de gestion, accessible par internet sécurisé
CONSERVATION DES ARCHIVES ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Modes de stockage
●Différents modes de stockage possible (en boîtes, ou cartons, en rayonnages légers ou
sur des palettes, etc.)
● Utilisation du mode le plus adapté à vos archives
● Pièces spécifiques pour vos documents ultra-sensibles (Armoires anti-feu)
Des bâtiments ultra sécurisés
●Capteurs de fumée, bouche d’incendie, Alarme anti-intrusion, télésurveillance,
gardiennage 7j/7 et 24h/24 etc.
● Bâtiments répondant aux normes réglementaires
● Vérifications périodiques et réglementaires des installations
● Température et hygrométrie surveillée
Des archives anonymes
●Absence de référence client sur les archives
● Rangement aléatoire dans les bâtiments
● Utilisation de codes confidentiels
GESTION DES ARCHIVES ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Accès réservé et contrôlé à l’outil de gestion en fonction de l’Organigramme des entreprises clientes
●Accès spécifique à chaque collaborateur en fonction de son habilitation
Des délais et modes de livraison adaptés à l’urgence et la typologie documentaire
● Livraison en quelques heures en fonction de vos urgences
● Communication des archives par voie physique ou par mail
ELIMINATION DES DOCUMENTS
Un processus sécurisé
●Envoi d’une demande de visa de destruction pour validation par vos décideurs
● Double vérification physique des archives à détruire
● Destruction confidentielle
● Remise d’un certificat de destruction
Différents modes de destruction
●Dans vos locaux, par des camions broyeurs
● En externe par broyage, compactage ou incinération
● Recyclage possible des chutes
RÉFÉRENCES
